Casi la mitad de las empresas considera el escaneo de documentos como un paso fundamental en su digitalización

PFU (EMEA) Limited ha publicado los resultados del informe La digitalización como facilitador de la transformación digital, a través del cual Quocirca, una fuente de información líder en el mercado de la impresión, encuestó las percepciones de los profesionales de TI sobre el uso de escáneres y papel en el entorno de trabajo. La investigación muestra que casi la mitad de las empresas (44 %) ven el escaneo como una parte importante de su estrategia digital, mientras que el 75 % tiene la intención de invertir más en tecnología de escaneo.

Esta investigación ha detectado también una clara diferencia en los proyectos de digitalización antes y después de la pandemia. Se ha pasado de un 35% de empresas sin planes claros de digitalización, según la anterior encuesta de PFU EMEA de 2020, a solo un 6% en 2022. Asimismo, el 68% cuenta ahora con planes presupuestados para proyectos de digitalización debido a las presiones por las crecientes demandas en experiencia de cliente y las incertidumbres del mercado, que requieren infraestructuras de TI más sofisticadas y flexibles. Esto sugiere que la Covid ha sido un factor importante en el cambio de las organizaciones a la hora de priorizar su transformación digital. 

También han cambiado los motivos de las organizaciones para la transformación digital. Antes de la pandemia, el informe sobre inteligencia organizacional 2020 de Fujitsu apuntaba como principales razones la eficiencia y la rentabilidad. En 2022, el motivo número uno (53%) es tener una infraestructura de TI más ágil y flexible para hacer frente a imprevistos. Esto se refleja en el hecho de que el 36% piensa que los datos digitalizados son más fáciles de tratar, el 30% reconoce que son más fáciles de compartir y el 30% dice que simplifican los procesos. 

Al preguntar a las organizaciones por sus operaciones de escaneo diarias, el 77% afirma que el proceso de escaneo está directamente ligado a sus procesos de negocio. La velocidad y la capacidad de estar integrado este proceso de escaneado en los sistemas de la empresa (ambos con un 45%), así como la calidad de las imágenes (44%), se encuentran entre las capacidades más importantes de las soluciones de escaneo. Por otro lado, el tiempo perdido por errores de alimentación y atascos de papel (33%) es uno de los aspectos que más decepcionan de las soluciones de escaneo existentes, además de otros puntos negativos derivados de la interrupción del servicio, como que haya que reescanear los documentos o periodos de inactividad imprevistos.     

“Muchas organizaciones todavía dependen del papel para llevar a cabo su actividad diaria, lo que significa que el escaneo se ha convertido en un paso fundamental hacia la digitalización, especialmente después de la Covid. El uso de herramientas adecuadas para digitalizar documentos puede ayudar a las organizaciones a optimizar mejor sus flujos de trabajo, permitiéndoles mantenerse en línea con los objetivos de negocio en transformación digital mediante la gestión del papel que llega a las empresas”, comenta Louella Fernandes, directora de Quocirca.“A pesar de la explosión en torno a la transformación digital, el papel sigue desempeñando un rol muy importante en las empresas de hoy en día, ya que una gran cantidad de documentos sigue entrando en este formato por parte de proveedores y clientes externos. Esto hace que los escáneres sean críticos a la hora de convertir esa información en archivos cómodos, usables y accesibles, por lo que sigue habiendo un lugar para estos dispositivos en cualquier viaje de transición empresarial. Sin embargo, el impacto sistémico de una mala experiencia de usuario o un retorno de inversión inesperado hace que sea más importante que nunca elegir las herramientas adecuadas, a fin de que la solución de escaneo se adapte a los propósitos de los usuarios finales”, concluyeHiroaki Kashiwagi, presidente y CEO de PFU (EMEA) Limited.

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