La tecnología avanza a pasos de gigante. Y no solamente aquella dirigida al gran público o a las tareas del día a día. La tecnología aplicada al mundo empresarial es una constante fuente de novedades y actualizaciones.

Si antes utilizar un software para determinadas actividades, como pueden ser la facturación, contabilidad o recursos humanos era lo último en tecnología, ya no lo es tanto.

Es verdad que se siguen utilizando este tipo de softwares en las empresas. Sin embargo la aplicación de un nuevo sistema de almacenado ha hecho que los anteriores softwares queden obsoletos. Se trata del almacenamiento en la nube. Toda la información almacenada en servidores online fácilmente accesibles.

Así como los bancos ofrecen soluciones de home banking online, también nosotros podemos aplicar ese tipo de avances en nuestro favor para llevar todo lo relacionado a la contabilidad y las finanzas.

En este artículo te explicaremos algunas razones principales por las cuales deberías llevar la contabilidad de tu empresa a la nube.

7 Motivos Por Los Que Deberías Migrar Tu Contabilidad a la Nube

El concepto de nube ya está muy extendido a casi todos los aspectos de nuestra vida. Por eso no creemos que sea necesario explicar que es. Lo que nos interesa es ahondar en cómo su aplicación específica en la contabilidad de una empresa puede traer beneficios.

Aunque también los mencionemos, no se trata solo de beneficios económicos. El capital emocional de la empresa también se ve beneficiado. Podemos reducir y simplificar tareas tediosas, de modo que nuestros trabajadores puedan tener más flexibilidad y libertad.

A continuación una lista de los 7 motivos que creemos son los más relevantes y decisivos a la hora de decantarse por llevar la contabilidad de una empresa en la nube.

1.  Comodidad

El primer motivo que viene a la mente a la hora de pensar las ventajas de la nube es su comodidad.

Tienes toda la información necesaria siempre disponible a un clic de distancia. No importa la hora ni el lugar donde te encuentres, siempre tendrás acceso a la contabilidad de tu empresa.

Esto nos proporciona una libertad a la hora de elegir nuestros horarios o incluso días laborables, a la vez que no nos obliga a tener que estar físicamente en la oficina. Lo que se puede traducir en un aumento de la productividad.

Cada empresa tiene su propio funcionamiento, por lo que es importante elegir el mejor software de contabilidad para cada caso. Si nos decantamos por uno que no es el ideal para nuestra empresa, corremos el riesgo de que surta el efecto contrario: en vez de aumentar la comodidad, complejiza las funciones internas.

2.   Accesibilidad

Los softwares de contabilidad en la nube son extremadamente accesibles.

Por un lado, literalmente hablando, son multi dispositivos. Es decir, suelen tener una versión del software adaptado para distintos dispositivos: teléfonos móviles, tabletas, ordenadores. Lo que aumenta su ubicuidad y los convierte en una herramienta muy útil y cómoda.

Esto está ligado con lo mencionado en el punto anterior. Los documentos ya no solo están en un ordenador o disco duro en una oficina. Están al alcance de cualquiera en todo momento. Solo es necesario acceder con las claves y podremos ver en tiempo real la contabilidad de la empresa.

Por otra lado, estas herramientas están hechas para ser utilizadas por personas sin conocimientos contables específicos. Cualquiera que gestione una empresa puede manejar la contabilidad a través de ellos.

Simplemente es necesario volcar los datos y el programa se encargará de realizar todas las gestiones pertinentes.

Esto es muy beneficioso también a la hora de aumentar la plantilla. Incluso los nuevos trabajadores que lleguen a la empresa podrán en poco tiempo entender su funcionamiento y empezar a utilizarlas.

3.  Automatización

El principal motivo por el cual deberías migrar tu contabilidad a la nube es por la cantidad de tiempo que puedes ahorrar utilizandolos.

Al volcar todos los datos en el programa, el mismo software se encarga de realizar el libro mayor contable. Es decir, un registro en el que aparecen, ordenadas de forma cronológica todas las operaciones económicas. No solo las registra, sino que las individualiza y las separa entre el debe y el haber, especificando el concepto de cada una.

Además, estos programas se pueden conectar con el home banking de nuestra entidad bancaria para estar sincronizados y coordinados y tener accesible los datos de forma inmediata. Por lo que ni siquiera es necesario volcar los datos manualmente.

4.  Reduce el margen de error humano

Probablemente todos hayamos tenido que lidiar en el pasado con algún gestor o contable que, a causa de un despiste, malentendido o mala comunicación ha cometido un error.

Si bien todos somos humanos y nos equivocamos, sabemos que los errores en la contabilidad se pueden pagar. Y muy caro.

Por eso, confiar en un software de contabilidad que genera automáticamente todo tipo de documentos es una muy buena manera de reducir casi al mínimo el margen de error posible.

Solo debemos prestar atención a los datos que introducimos en el sistema o, a veces, ni siquiera eso. Existen softwares que tienen herramientas OCR y escanean la información relevante de la factura y la compilan automáticamente.

Siempre es recomendable controlar los datos, aunque sean escaneados de forma automática. Pero el margen de error es mucho menor si es realizado por el mismo programa.

5.  Mayor seguridad

El hecho de que nuestra información sea tan accesible a menudo genera dudas sobre lo seguro que es almacenar documentos en la nube. Que nosotros podamos acceder de manera fácil, no quiere decir que sea accesible para todos.

Independientemente del software o programa que utilices, toda la tecnología basada en la nube dispone de medidas de seguridad para evitar que nadie que no esté autorizado tenga acceso a la información.

Existen protocolos generales de seguridad ampliamente utilizados por varios programas que nos garantizan la total seguridad de nuestros documentos.

Al transferir datos a la nube, se utiliza un sistema de cifrado que hace casi imposible la filtración de datos al exterior.

Además, nadie que no tenga las credenciales de acceso podrá visualizar o descargar nuestros archivos. Podemos compartirlas si queremos, pero si no proporcionamos las credenciales, nadie podrá acceder sin nuestra expresa autorización.

6.  Menor coste

Al utilizar un software de contabilidad en la nube, tienes toda la información necesaria en un solo lugar. Por ese motivo es importante elegir un programa que integre varios departamentos.

De esta manera, evitamos tener que utilizar y pagar licencias de programas distintos que, a menudo, ni siquiera son compatibles.

Además, la implementación de un software en la nube no requiere ningún tipo de tecnología adicional ni modificación en el sistema que utilizamos. Con tener acceso a internet ya podremos acceder a todas sus funcionalidades y actualizaciones, sin necesidad de pagar ningún extra.

No solo eso, el hecho de no tener que almacenar información en formato físico también implica un menor gasto. Los dispositivos de almacenamiento, además de gastar recursos, necesitan de mantenimiento.

Si queremos aumentar el espacio de un disco duro o servidor, es posible que tengamos que comprar otro completamente nuevo y transferir los datos. Si tenemos nuestra información en la nube, solamente debemos adquirir espacio adicional que se añadirá al que ya tenemos. Sin necesidad de transferir nada.

7.  Copias de seguridad

La gran mayoría de los software de contabilidad en la nube ofrecen servicios de copias de seguridad y recuperación de datos.

De esta manera, no importa qué imprevisto suceda, siempre podremos acceder a nuestros documentos perdiendo la menor cantidad de datos guardados posibles.

Si un ordenador con nuestros datos o el dispositivo donde teníamos almacenada la copia de seguridadUn backup es una copia de seguridad que se crea y almacena e... se estropea, la crisis es grave. Es casi imposible recuperar la información y probablemente debamos perder horas, días o incluso semanas en recuperarse y empezar de cero.

Si utilizamos software de contabilidad con almacenamiento en la nube, jamás tendremos que preocuparnos por este motivo. Aunque haya un problema en el servidor, los mismos programas tienen varios servidores sustitutivos que pueden utilizarse en caso de fallo del principal. Nuestros datos siempre estarán disponibles.

Conclusión

Apenas existen motivos para no implementar un software en la nube. Se trata de una tecnología que simplifica, más aún si cabe, la gestión de la contabilidad de tu negocio.

Toda modificación que se haga en la estructura de la empresa debe tener como fin una mayor comodidad y ayudarnos a realizar cada vez menos tareas. Un software de contabilidad ya de por sí se encarga de esto, pero el hecho de que funcione en la nube hace que todo sea más accesible y seguro.

Lo notaremos en nuestra carga diaria de trabajo y también en la satisfacción de nuestros colegas. Todos los miembros de la empresa, de un modo u otro, se verán afectados y de manera positiva.