Cada vez más empresas adoptan la política de escritorio limpio y buenas prácticas en el uso de dispositivos para proteger la información corporativa y evitar riesgos de fuga de datos.
En un entorno empresarial donde la ciberseguridad se ha convertido en una prioridad estratégica, la seguridad física y operativa no puede quedar relegada. La política de escritorio limpio (clean desk policy) y el uso responsable de dispositivos —tanto corporativos como personales— son elementos esenciales para reforzar la protección de la información, prevenir accesos no autorizados y cumplir con normativas como el RGPD o ISO/IEC 27001.
¿Qué es una política de escritorio limpio?
La política de escritorio limpio implica mantener despejadas las superficies de trabajo, evitando que documentos impresos, notas adhesivas o dispositivos con información confidencial queden a la vista o abandonados. Su objetivo principal es reducir el riesgo de exposición o fuga de datos, especialmente en oficinas compartidas, zonas abiertas o espacios donde terceros pueden acceder (como clientes, proveedores o personal de limpieza).
Esta medida, aunque sencilla, tiene un alto impacto en la concienciación del personal, fomenta la disciplina en la gestión de documentos y permite aplicar controles de seguridad físicos de forma más eficaz.
Beneficios clave:
- Minimiza la exposición de información sensible.
- Facilita la limpieza y el orden en el puesto de trabajo.
- Mejora la percepción de seguridad y profesionalismo.
- Reduce el riesgo en auditorías de cumplimiento normativo.
¿Cómo implantarla?
- Formación y comunicación interna: informar a los empleados de las razones y ventajas de esta política.
- Revisión diaria de puestos de trabajo: especialmente antes de salir de la oficina.
- Eliminación segura de documentos: disponer de destructoras o contenedores de reciclaje seguros.
- Uso de armarios o cajones con llave para guardar documentos y dispositivos cuando no se utilizan.
- Supervisión periódica y refuerzo positivo, no sancionador, para fomentar su adopción.
Uso seguro de dispositivos: mucho más que no dejarlos sin supervisión
El crecimiento del teletrabajo, el uso de dispositivos personales (BYOD) y el aumento de ciberamenazas como el phishing o el ransomware obligan a las organizaciones a regular el uso de dispositivos con acceso a la información empresarial.
Buenas prácticas esenciales:
- Bloqueo automático: configurar el bloqueo de pantalla tras un periodo de inactividad (idealmente 5 minutos).
- Contraseñas robustas: utilizar claves seguras y únicas, combinadas con autenticación multifactor.
- Evitar el uso de dispositivos no autorizados: como memorias USB sin cifrado o discos externos personales.
- Actualizar sistemas y software: mantener al día antivirus, parches y navegadores en todos los dispositivos.
- No compartir dispositivos: incluso en entornos domésticos, se recomienda no prestar el portátil corporativo.
- Utilizar conexiones seguras: acceso remoto únicamente a través de VPN cifrada y conexiones Wi-Fi confiables.
- Revisar las políticas de acceso remoto: limitar el uso de escritorio remoto, monitorizar sesiones y evitar conexiones abiertas a toda la red.
- Uso de MDM (Mobile Device Management): las empresas pueden centralizar la gestión de dispositivos móviles, aplicar configuraciones de seguridad y borrar información de forma remota si se pierden o roban.
Seguridad como cultura organizacional
Estas medidas no deben entenderse como una desconfianza hacia el empleado, sino como parte de una estrategia global de cultura de seguridad. Tal como explican desde el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), “la seguridad de la información es responsabilidad de todos los miembros de la organización, desde la dirección hasta el último usuario que enciende un ordenador”.
Además, las políticas de escritorio limpio y el uso seguro de dispositivos forman parte de los controles contemplados por los estándares ISO 27001 e ISO 27701, y su cumplimiento puede ayudar a prevenir incidentes que impliquen sanciones regulatorias o daños reputacionales.
Conclusión
Implantar una política de escritorio limpio y establecer buenas prácticas en el uso de dispositivos no solo protege la información confidencial, sino que también refuerza la confianza del cliente, mejora el orden interno y contribuye a un entorno laboral más eficiente y seguro. En un momento en que los datos son el activo más valioso de cualquier organización, su protección empieza en los detalles cotidianos.
