Lejos de eliminarlo, los líderes tecnológicos deben aprender a canalizar el potencial del IT en la sombra para fomentar la innovación con control.
El fenómeno del Shadow IT —o IT en la sombra— está presente en casi todas las organizaciones actuales. Se trata del uso de tecnologías, software, servicios o infraestructura adquiridos por departamentos fuera del control del equipo oficial de TI. Aunque representa riesgos significativos, también puede ser un motor de agilidad y creatividad.
Frente a este escenario, la pregunta clave para los CIO no debería ser cómo erradicar el Shadow IT, sino cómo aprovechar su energía de forma constructiva.
¿Síntoma de fracaso o muestra de agilidad empresarial?
El Shadow IT nace a menudo de la frustración: las unidades de negocio buscan rapidez y resultados, mientras que el departamento de TI es percibido como un freno. Cuando TI prioriza la estabilidad y el aprovechamiento del software existente frente a la innovación continua, los equipos optan por soluciones propias.
Algunas organizaciones imponen políticas extremadamente rígidas para evitar cualquier compra de tecnología no aprobada, pero el coste de controlar todo puede ser alto: pérdida de agilidad y desmotivación.
Aun así, permitir que el Shadow IT crezca sin control tampoco es una opción.
Los cinco grandes riesgos del Shadow IT
- Costes innecesarios: Sin la supervisión de TI, se pierden descuentos por volumen o acuerdos marco.
- Riesgos de seguridad y cumplimiento: Las soluciones no evaluadas pueden provocar vulnerabilidades graves.
- Redundancia y fragmentación: La proliferación de herramientas no integradas genera silos de información y retrasa la transformación digital.
- Dependencia de proveedores: Al negociar sin experiencia técnica, se corren riesgos de contratos desfavorables y vendor lock-in.
- Desperdicio de tiempo y recursos: La duplicación de evaluaciones e implementaciones reduce la eficiencia organizativa.
Tres métodos para canalizar el Shadow IT de forma segura
A continuación, se presentan tres estrategias prácticas para transformar el Shadow IT en un activo empresarial:
1. Crear un «Buscador de soluciones» aprobado por TI
Funciona como un marketplace interno con una lista de soluciones SaaS validadas por TI. Permite a los equipos elegir herramientas con rapidez, seguridad y cumplimiento normativo. También se puede abrir a sugerencias de los usuarios, convirtiendo potenciales casos de Shadow IT en propuestas oficiales.
2. Presupuestos protegidos para innovación del usuario
Se puede permitir a las unidades de negocio dedicar parte de su presupuesto a soluciones tecnológicas propias. TI puede igualar estas inversiones con un fondo de innovación, garantizando la validación técnica sin frenar la iniciativa.
3. Aplicar una «tasa DARC» a las decisiones de alto riesgo
El DARC tax penaliza presupuestariamente las soluciones peligrosas, redundantes o costosas adquiridas sin control de TI. Este sistema puede aplicarse a través de chargebacks a los departamentos que ignoren las normas. Por ejemplo, se puede aplicar un recargo a quienes mantengan software obsoleto. Lo recaudado puede utilizarse para reforzar la innovación o corregir problemas de seguridad.
Colaborar, no controlar
Según IDC, la única solución sostenible es establecer una alianza entre TI y las líneas de negocio. El informe Moving from Shadow IT to IT-Business Joint Ventures ofrece recomendaciones prácticas para convertir el conflicto en colaboración, con el apoyo de servicios de asesoría ejecutiva.
Conclusión: del riesgo a la oportunidad
Eliminar completamente el Shadow IT es una ilusión. El verdadero reto para los CIO está en redirigirlo: ofrecer orientación, financiación y límites claros para que la innovación surja desde el negocio, pero sin comprometer la seguridad, el cumplimiento ni la eficiencia.
El Shadow IT no es el enemigo: es un indicio de creatividad y necesidad de agilidad. Adoptar una postura colaborativa es el camino hacia un liderazgo de TI que se reinventa como facilitador, no como guardián.
Referencias: Blog IDC
