El avance de la tecnología ha traído consigo importantes cambios para las empresas. Uno de los cambios más significativos tiene que ver con el momento de llevar a cabo reuniones clientes y empresa e incluso entre los propios empleados de la compañía. En este sentido, las videoconferencias ha ido ganando terreno a las reuniones presenciales, gracias que se pueden realizar sin importar la ubicación geográfica de los participantes.

En un mundo cada vez más globalizado y con modelos de trabajo híbrido en auge, la videoconferencia permite mantener la cohesión y productividad de los equipos. Sin embargo, a la hora de implementar un sistema de videoconferencia, es crucial elegir la solución adecuada según el tamaño de la sala de reuniones para garantizar una experiencia de usuario óptima. Contar con una Guía de videoconferencia puede ser de gran ayuda a la hora de determinar las mejores soluciones para llevar a cabo estas reuniones de forma más efectiva.

Consideraciones para elegir el sistema de videoconferencia

A la hora de elegir la tecnología que se utilizará para llevar a cabo videoconferencias, es importante tener en cuenta una serie de consideraciones como las que comentamos a continuación:

1. Facilidad de uso: La tecnología debe ser intuitiva y fácil de usar para que los usuarios puedan centrarse en la reunión y no en la configuración del equipo.
2. Integración con plataformas existentes: Asegúrese de que el sistema de videoconferencia se integre con las plataformas de comunicación y colaboración que ya utiliza su empresa.
3. Escalabilidad: Elija soluciones que puedan escalarse a medida que crece su empresa o cambian sus necesidades.
4. Seguridad: La seguridad es crucial, especialmente en la transmisión de datos sensibles. Asegúrese de que el sistema de videoconferencia tenga robustas características de seguridad.

Tamaño de las salas de reuniones

Además de las consideraciones que hemos comentado en el punto anterior, también es importante tener en cuenta el tamaño de la sala a la hora de elegir los sistemas de videoconferencia.

Salas pequeñas

Las salas pequeñas son espacios diseñados para albergar reuniones de pocas personas. Estos espacios requieren soluciones de videoconferencia compactas pero poderosas que maximicen el uso del espacio reducido sin sacrificar la calidad.

Necesidades de las salas pequeñas:

1. Cámaras de alta calidad: Las cámaras deben ser compactas pero capaces de capturar imágenes claras y nítidas. Las cámaras de gran angular son ideales para asegurar que todos los participantes sean visibles.
2. Micrófonos integrados: Los micrófonos deben ser lo suficientemente sensibles para captar la voz de todos los asistentes sin necesidad de acercarse.
3. Altavoces claros: Los altavoces integrados o pequeños sistemas de altavoces deben proporcionar un sonido claro y fuerte.

Salas medianas

En el caso de tratarse de una sala de reunión mediana, será necesario el uso de una tecnología de videoconferencia que ofrezca mayor cobertura y potencia.

Necesidades de las salas medianas:

1. Cámaras Pan-Tilt-Zoom (PTZ): Estas cámaras pueden moverse y hacer zoom para enfocar a diferentes oradores y partes de la sala.
2. Micrófonos de mesa: Los micrófonos distribuidos por la mesa aseguran que todas las voces sean captadas claramente.
3. Sistemas de altavoces potentes: Los altavoces deben ser lo suficientemente potentes para que todos los participantes escuchen claramente.

Salas grandes

Por último, tenemos las salas grandes que requerirán de soluciones de videoconferencia robustas y flexibles que sean capaz de abarcar todo el espacio.

Necesidades de las salas grandes:

1. Cámaras de alta resolución: Cámaras que pueden hacer zoom y enfocar diferentes áreas de la sala.
2. Micrófonos distribuidos: Micrófonos que puedan colocarse estratégicamente para captar la voz de todos los participantes.
3. Altavoces potentes y claros: Sistemas de altavoces que aseguren que todos los asistentes escuchen claramente, sin importar su ubicación en la sala.

Nadie duda de que las videoconferencias seguirá ganando terreno a las reuniones tradicionales, pero para que estas se lleven a cabo con total garantía, es fundamental contar con la tecnología adecuada acorde al tamaño de la sala donde se vaya a realizar. Seleccionar los dispositivos adecuados permite a las empresas mejorar significativamente su capacidad para comunicarse y colaborar de manera efectiva, sin importar la ubicación de sus empleados.