La escena se repite: una cuenta comprometida, un clic en un adjunto malicioso o un borrado masivo “sin querer”. Cuando el correo cae, cae parte del negocio. En 2025, con el auge del phishing sofisticado, el alquiler de ransomware-as-a-service y el teletrabajo híbrido, la copia de seguridad del correo ha pasado de ser una buena práctica a convertirse en control esencial de continuidad. Este reportaje reúne los métodos reales para proteger buzones en Outlook/Microsoft 365, Gmail/Google Workspace, Mozilla Thunderbird, Mail de macOS y Yahoo Mail, y aterriza criterios de decisión que evitan la parálisis típica de “ya lo hará la nube por mí”.
Por qué sigue perdiéndose correo en plena era cloud
La nube aporta redundancia, pero no sustituye el respaldo. Siguen ocurriendo incidentes por:
- Borrados y conflictos de sincronización: reglas mal definidas, sesiones largas en móviles, limpieza agresiva de carpetas.
- Secuestro de cuentas: acceso IMAP desde ubicaciones anómalas, token hijacking o reenvíos automáticos invisibles.
- Ransomware y wipers: cifran endpoints y perfiles locales; si el cliente conserva copia offline, se salva, si no, adiós al histórico.
- Errores administrativos: políticas de retención demasiado cortas, cambios de dominio sin takeout previo, cierres de cuentas al offboarding.
Conclusión operativa: la nube es resiliente, pero tu RPO/RTO (cuánta pérdida toleras y cuán rápido vuelves) dependen de un plan propio de copias, no sólo del SLA del proveedor.
Los seis principios (que separan “respaldo” de “sensación de respaldo”)
- Regla 3-2-1: 3 copias, 2 soportes distintos, 1 off-site.
- Automatizar + verificar: toda copia periódica sin prueba de restauración es una promesa vacía.
- Formatos portables: PST (Outlook), MBOX/EML/Maildir (portables entre clientes).
- Cifrado y control de accesos: ZIP/7z con clave robusta o volúmenes cifrados (BitLocker, FileVault/APFS, VeraCrypt).
- Retención explícita: 12–24 meses o lo que marque el marco legal (p. ej., RGPD, auditoría).
- MFA y telemetría: doble factor en todas las cuentas, revisión de inicios de sesión y reglas de reenvío sospechosas.
Microsoft Outlook / Microsoft 365: el reino del PST (y de las etiquetas de retención)
Qué funciona hoy
- Exportar a PST (escritorio)
- Ruta: Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar → Exportar a archivo → .pst.
- Selecciona carpetas o buzón completo, define destino y, si procede, contraseña del PST.
- Límite recomendado: segmenta el histórico; los archivos de datos por defecto trabajan en torno a 50 GB.
- Autoarchivar
- Mantiene a raya el buzón moviendo correo antiguo a un archivo local.
- Ruta: Archivo → Opciones → Avanzadas → Configuración de Autoarchivar.
- Puede afinare por carpeta (Propiedades → Autoarchivar).
- Ecosistema de respaldo
- Herramientas personales: MailStore Home (consolidación y búsqueda).
- Pymes/empresas: suites que programan y cifran copias (y cubren, además, equipos completos).
Pistas editoriales
- En Microsoft 365, el “respaldo” no se agota en un PST: combina con etiquetas y políticas de retención y, si aplica, con eDiscovery.
- Buenas prácticas: PST por intervalos (Outlook_2024H2.pst), cifrados y con prueba de montaje trimestral en un perfil limpio (verifica adjuntos, acentos y fechas).
Gmail / Google Workspace: MBOX masivo, IMAP selectivo y archivado sin borrar
Tres vías contrastadas
- Google Takeout (exportación completa a MBOX):
- Permite elegir frecuencia (única o periódica), tamaño de parte y método de entrega (enlace, Drive, etc.).
- Ideal antes de cambios de dominio, bajas o para “cajas negras” de cumplimiento.
- Cliente de escritorio (IMAP recomendado):
- Activa IMAP en Configuración → Reenvío y correo POP/IMAP.
- Configuración típica:
imap.gmail.com(SSL 993),smtp.gmail.com(SSL 465 / TLS 587). - Beneficio: una copia local adicional y búsquedas fuera de la web.
- Archivado dentro de Gmail:
- Mueve el correo fuera de Recibidos sin borrarlo; se consulta en Todos.
- Útil para higiene, no sustituye el backup.
Lo que marca la diferencia
- Con mucho volumen, Takeout por etiquetas/fechas evita exportes gigantes inservibles.
- En empresas, Vault y retención aplicada por política dan cobertura legal, pero no reemplazan los MBOX exportados y probados.
Mozilla Thunderbird: perfil completo, MBOX/EML y automatización con addons
Por qué gusta a administradores
- Copia del perfil:
- Ruta interna: Ayuda → Información para solucionar problemas → Carpeta de perfil → Abrir carpeta.
- Cierra Thunderbird y copia la carpeta completa a un destino seguro (disco cifrado, NAS, nube con versionado).
- Complementos que ahorran horas:
- ImportExportTools NG: exporta/ importa mensajes y carpetas (MBOX/EML) y permite programación.
- AutoarchiveReloaded: archivado automático por reglas (por edad, tamaño, etiquetas).
- Copia manual selectiva:
- En el perfil, Mail (POP) y ImapMail (IMAP) contienen el correo. Copiar con Thunderbird cerrado evita locks y corrupción.
Claves prácticas
- MBOX es el “pegamento” entre clientes; EML brilla cuando se requieren evidencias mensaje a mensaje.
- Estandariza nombres (Ventas_2024.mbox, Soporte_Q3_2025.mbox) y documenta ubicación.
Mail de macOS: el seguro de vida se llama Time Machine (y los MBOX por buzón)
Dos niveles complementarios
- Time Machine
- Cobertura del sistema (incluye Mail) con copias horarias, diarias y semanales.
- Perfecto para deshacer desastres locales y volver a un estado conocido.
- Exportar buzones (.mbox)
- Ruta: en Mail, selecciona buzón → Buzón → Exportar buzón.
- Produce .mbox portables y versionables; si repites exportación, Mail añade sufijo (evita sobrescribir).
El combo ganador
- Time Machine para todo el Mac + MBOX trimestrales de buzones críticos (clientes, facturación).
- Contenedores cifrados en el destino (APFS cifrado/7z).
Yahoo Mail: reenvío premium, POP clásico y nube de terceros
- Reenvío automático (Yahoo Plus): replica entrantes, no migra histórico.
- Descarga con POP (ej. Thunderbird):
- Entrante
pop.mail.yahoo.com(SSL 995), salientesmtp.mail.yahoo.com(SSL 465 / STARTTLS 587). - Marca “Dejar mensajes en el servidor” si quieres doble copia.
- Entrante
- Servicios en la nube: algunos consolidan Yahoo y otros proveedores con copias programadas y retención.
Apunte editorial
- Yahoo limita el reenvío completo a la versión de pago; si no la tienes, POP + exportes periódicos y un cliente local es el camino.
¿Qué formato de archivo conviene a cada objetivo?
- PST: para quien vive en Outlook (correo, contactos, calendario).
- MBOX: carpetas completas, portable entre clientes.
- EML: unidad mínima (mensaje) para auditorías, evidencias, tickets.
- Maildir: miles de ficheros por mensaje; resiliente a corrupción, útil en servidores y exportes avanzados.
Regla rápida: migraciones y visibilidad a futuro → MBOX/EML. Ecosistema Outlook puro → PST.
Seguridad y cumplimiento: lo que nadie quiere revisar… hasta que es tarde
- MFA en todas las cuentas y servicios de respaldo.
- Cifrado en reposo y en tránsito (SFTP/HTTPS); listas de control de acceso y logs de descarga.
- Rotación de claves y pruebas de restauración trimestrales: importa un MBOX en un perfil limpio y monta un PST en una máquina separada.
- Retención y legal hold: identifica qué buzones requieren conservación ampliada (finanzas, RR. HH., litigios) y delimita accesos.
Casos prácticos (qué haría una organización de tamaño medio)
Escenario A — Comercial con rotación alta
- Outlook/M365: PST mensual < 50 GB (Ventas y Postventa por separado) + etiquetas de retención del tenant.
- Gmail: Takeout trimestral por etiquetas (clientes, contratos) + cliente IMAP en un servidor de archivo.
- macOS: Time Machine continuo + MBOX semestral de “Dirección”.
- Yahoo (si existe histórico): POP en Thunderbird “archivo” con exporte semestral.
Escenario B — Pyme digital con Workspace al 100 %
- Takeout programado por unidades organizativas/etiquetas + MBOX de alto valor (Facturación, Legal).
- Addon de Thunderbird para orquestar MBOX periódicos de cuentas clave; contenedor cifrado en NAS y réplica a nube con versionado.
Antipatrones que siguen costando dinero en 2025
- “Confío en la nube” (sin copias externas).
- Copias sin verificación: nadie ha intentado importar ese MBOX/PST.
- Contraseñas en texto o ZIP sin cifrar “porque total es interno”.
- Buzones gigantes en un único fichero: cuando falla, duele todo.
- Retención difusa: no hay política, cada persona “hace lo suyo”.
Plan operativo recomendado (hogar y pyme)
Mensual (mínimo)
- Outlook/365: PST segmentados y cifrados.
- Gmail: Takeout por etiquetas o por trimestre.
- macOS: Time Machine + MBOX trimestral de buzones críticos.
- Thunderbird/Yahoo: cliente IMAP/POP con copia local + exportes periódicos.
Semanal (si hay alto movimiento)
- Automatiza con addons o herramientas IMAP (scripts
isync/offlineimap) a un repositorio cifrado con versionado (S3/Backblaze/Drive con historial).
Trimestral (sí o sí)
- Prueba de restauración: importar MBOX en perfil limpio y montar PST. Documenta tiempos y checklist.
Preguntas clave del lector
¿Backup o archivado… o ambos?
El backup protege frente a pérdida/corrupción y facilita recuperación por versión/fecha. El archivado guarda a largo plazo para cumplimiento, con indexación y búsqueda. Son complementarios.
¿Disco externo o nube?
Ambos: 3-2-1. Disco local cifrado para disponibilidad rápida y nube con versionado para desastre mayor.
¿Cada cuánto?
Según tu RPO: si no puedes perder una semana de correos, respalda al menos semanalmente. Para particulares, mensual + restauración de prueba es un mínimo razonable.
¿Cómo respaldo “todo” mi correo?
Exportes PST/MBOX (nativo) o un cliente IMAP que “aspire” el buzón completo. Divide por años/proyectos para no crear monstruos de 100 GB.
Checklist final (recorta y pega)
- MFA activa en todas las cuentas.
- Política 3-2-1 escrita.
- Exportes PST/MBOX etiquetados por periodo.
- Copias cifradas (ZIP/7z o volumen).
- Prueba de restauración trimestral (MBOX y PST).
- Retención definida (12–24 meses o normativa).
- Control de accesos y logs de consulta/descarga.
Conclusión
Respaldar el correo no es apilar ficheros: es diseñar un proceso medible, reproducible y auditado. La nube te da alta disponibilidad; la copia te devuelve el control. Quien tiene política, automatización, cifrado y prueba de restauración duerme mejor. Y cuando llega el día negro, vuelve antes.
vía: Internet útil
