Microsoft ha iniciado en 2025 la implantación de una nueva política que afecta de lleno a las cuentas de OneDrive sin licencia. A partir de ahora, las cuentas de OneDrive vinculadas a usuarios sin una licencia activa de Microsoft 365 serán archivadas, restringiendo el acceso a sus datos salvo que se habilite la facturación específica para estas cuentas. El despliegue, que finalizará en los próximos meses, supone un cambio importante para administradores y empresas que utilizan el ecosistema de Microsoft 365.
¿Por qué se archivan las cuentas sin licencia?
Esta situación se produce cuando a un usuario se le retira la licencia de Microsoft 365, pero no se elimina la cuenta de usuario. El almacenamiento de OneDrive sigue activo en segundo plano y, desde la perspectiva de Microsoft, se está utilizando capacidad de almacenamiento sin coste. Para evitar este uso sin pago, Microsoft ha decidido archivar las cuentas no licenciadas desde enero de 2025.
Fechas clave y escenarios
El proceso de archivo y eliminación depende de la fecha en la que la cuenta de OneDrive quedó sin licencia:
- Cuentas sin licencia antes del 28 de julio de 2025:
Estas cuentas pasarán a modo solo lectura el 26 de septiembre y serán archivadas el 29 de octubre de 2025. Solo los administradores podrán verlas, pero no será posible acceder a su contenido sin habilitar la facturación. No se eliminarán, independientemente de las políticas de retención. - Cuentas sin licencia después del 28 de julio de 2025:
- Con política de retención o bloqueo legal:
Tras 93 días sin licencia, la cuenta se archiva y queda preservada según las políticas de retención. No se elimina salvo que termine el periodo de retención. - Sin política de retención y sin facturación:
La cuenta entra en modo solo lectura tras 60 días, se archiva a los 93 días y posteriormente se elimina siguiendo el ciclo de desprovisionamiento y reciclaje habitual. - Sin política de retención pero con facturación habilitada:
El archivo se realiza tras 93 días y los administradores podrán seguir accediendo a los datos, siempre que se abone el coste de almacenamiento.
- Con política de retención o bloqueo legal:
Costes de acceso a los datos archivados
El acceso a los datos de una cuenta archivada no es gratuito. Microsoft ha fijado un precio de 0,60 dólares por GB para reactivar el acceso durante 30 días. Si no se elimina la información en ese plazo, el coste será de 0,05 dólares por GB al mes. Es decir, revisar una cuenta de 100 GB supondrá un gasto de 60 dólares para solo un mes de acceso. En las nuevas cuentas sin licencia tras el 28 de julio, el almacenamiento en archivo se factura directamente a razón de 0,05 dólares por GB al mes.
Cómo identificar y gestionar cuentas afectadas
Microsoft ha habilitado en el Centro de administración de SharePoint un informe específico de cuentas de OneDrive sin licencia. Desde este panel, los administradores pueden revisar el estado de todas las cuentas, la cantidad de almacenamiento usado, los motivos por los que la cuenta está sin licencia y el calendario de archivo o eliminación. Además, se puede acceder a herramientas como PowerShell y scripts gratuitos para automatizar la detección y gestión.
Pasos recomendados:
- Revisar el informe de cuentas sin licencia en el centro de administración de SharePoint.
- Eliminar las cuentas cuyo contenido no sea necesario directamente desde el informe o desde el Centro de administración de Microsoft 365.
- Si se desea preservar los datos, habilitar la facturación mediante Microsoft Syntex y una suscripción Azure de pago por uso, siguiendo las instrucciones del portal.
- Mover el contenido a otra ubicación si se prefiere no asumir los costes de archivo.
Consejos para evitar sorpresas
Microsoft recomienda a los administradores revisar los informes de OneDrive en las próximas semanas, limpiar cuentas antiguas y definir claramente qué datos deben conservarse y cuáles pueden eliminarse. No actuar a tiempo puede derivar en facturas elevadas para recuperar datos de cuentas archivadas.
La nueva política de Microsoft para cuentas de OneDrive sin licencia obliga a una gestión proactiva del almacenamiento y la facturación en la nube. El consejo de los expertos es actuar antes del archivo definitivo, revisando y gestionando cuentas inactivas para evitar pérdidas de información y gastos innecesarios.
fuente: lazyadmin
